Inserimento di una Receptionist nel centro estetico.

07.08.2023

Articolo di Milena Scoppa, imprenditrice pluridecennale e titolare di 2 Istituti di Bellezza (uno in provincia di Fermo ed uno a Bologna città).

Sempre più spesso mi fate domande per quanto riguarda la gestione del centro estetico. In base alla mia esperienza, cerco sempre di darvi il mio punto di vista. Ovviamente non è la verità assoluta, ognuno ha la propria realtà, ma voglio condividere la mia esperienza, nella speranza che sia utile per vedere lo stesso argomento da più prospettive.

S.O.S. INSERIMENTO RECEPTIONIST
1. Quando è il momento giusto aziendale per inserire una receptionist?

Secondo la mia esperienza, la TERZA dipendente è la receptionist Part Time.
La seconda dipendente estetista è part time, prima del suo full time c’è l’inserimento della receptionist.

Una receptionist part time ogni 3/4 dipendenti. Naturalmente se l’Istituto di Bellezza è organizzato su estetica avanzata sarà più semplice avere disponibilità, altrimenti sarà l’investimento per aumentare la quantità di trattamenti di estetica avanzata.

2. Quando è il momento giusto durante l’anno per inserire una receptionist?

A Maggio una titolare di un centro estetico mi scrive: “sono indecisa se prendere una receptionist, c’è una ragazza che mi piace molto, solo che ho paura di non riuscire a permettermela in inverno”.

La risposta è: il 20 Maggio, inserire una receptionist senza avere compiti chiari, senza procedure smart e tempo da dedicare… è una scelta sbagliata.

Per fare le cose bene, necessita tempo di:

spiegazione
delega
controllo
correzione – se necessario –
indicazioni per la nuova azione

Hai tempo, energia, e disponibilità economica per fare questo?

Se sì, allora inserisci la nuova risorsa, altrimenti non farlo.

Il rischio è importante:

si rischia di innervosirsi,
di essere scontrosi,
di essere frustrati,
di sentirsi incapaci,
di avere la sensazione di sprecare soldi
e molto altro.

E invece è solo la scelta sbagliata, al momento sbagliato.
Tornando alla domanda, la risposta è: quando sono organizzata e pronta per accogliere una nuova risorsa e formarla.

Nei nostri Istituti di Bellezza, abbiamo scelto l’inserimento nel mese di Ottobre, così da avere la risorsa pronta al 65% per Dicembre.

3. Quali caratteristiche deve avere la receptionist?

Solare – sorridente – accogliente.
Competente ed appassionata del mondo estetico.
Conosce l’uso di Office e almeno un gestionale (di qualsiasi tipo).
Ordinata e pulita – a livello personale.
Formazione tecnica commerciale.

4. Quale è il ruolo della receptionist?

Il suo ruolo è quello di:

rendere più fluido il lavoro delle operatrici estetiste,
di mettere a disposizione della proprietà informazioni (numeri e statistiche) utili e funzionali al lavoro,
di stimolare e incuriosire le clienti ai trattamenti,
di assicurarsi che le comunicazioni alle clienti arrivino,
di coordinare l’attività generale del centro estetico.

La receptionist del centro estetico è un po’ l’amministratrice delegata del centro estetico… è anche vero che a volte non è proprio così perché non si è scelta una receptionist con le competenze giuste, e quindi?

E’ importante ricominciare da capo.

Una brava receptionist ha competenze tecnico commerciali ed una passione per le persone ed i trattamenti estetici.

5. Come vedo il ritorno dell’investimento della receptionist?

Sicuramente il primo ritorno è di tipo qualitativo sia per il cliente, sia per la qualità della vita della proprietà.

La cliente ha informazioni puntuali, ha gli appuntamenti programmati ed un orario in cui c’è una persona disponibile a stare al telefono o a messaggiare con lei.

La titolare si libera finalmente di tutte quelle cose da fare che spesso odia:

conti,
organizzazione di pagamenti sia in ingresso sia in uscita,
controllo dei fornitori,
controllo merce in arrivo,
controllo agenda,
invio messaggio promozionali programmati anziché quando l’agenda è già vuota,
sguardo alla concorrenza,
attenzione alla soddisfazione dei clienti,
organizzazione in autonomia dello spostamento degli appuntamenti e del cambio turno delle operatrici.

Per la titolare liberarsi da questi impegni significa avere più energia e tempo da dedicare alle clienti ed alle proposte, quindi un aumento del 20/30% degli incassi in 3-6 mesi, dipende da quanto è brava la proprietà nella scelta, inserimento e formazione della risorsa.

6. Come formare la receptionist?

IN ARRIVO entro il 31/08.

Parlo illuminata dalla mia esperienza, vi ricordo che non ho la verità assoluta.